企業(yè)在開具發(fā)票過程中經(jīng)常會遇到特殊情況，需要開具紅字發(fā)票，業(yè)務雖然常見，但是操作起來卻往往讓會計很頭疼。因為紅字發(fā)票是不能隨意開具的，只有發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務終止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓才能開具紅字發(fā)票。

1.如何通過系統(tǒng)開具紅字發(fā)票？

開具紅字增值稅專用發(fā)票的流程分為三步：填開《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》(以下簡稱《信息表》)、接收校驗通過《信息表》和銷售方開具紅字發(fā)票。

需要注意的是，并非開具所有紅字發(fā)票都需要先填開《信息表》，目前開具增值稅普通發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票和機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票的紅字發(fā)票不需要填寫《信息表》，可以在開票系統(tǒng)中直接開具紅字發(fā)票。

2.《信息表》到底由哪一方提交?

根據(jù)《國家稅務總局關于紅字增值稅發(fā)票開具有關問題的公告》(國家稅務總局公告2016年第47號)的規(guī)定，申請?zhí)铋_《信息表》的具體情況分析如下：

(1)購買方取得專用發(fā)票并用于申報抵扣的，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在購買方，由購買方填開《信息表》。

(2)購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣，但無法退回的，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在購買方，由購買方填開《信息表》。

(3)銷售方申請的情況，發(fā)票沒交給購買方，或已經(jīng)退回，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在銷售方，由銷售方填開《信息表》。

所以，可以簡便記憶：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)在哪方就由哪方申請。

3.超過認證期的發(fā)票被退回能開紅字發(fā)票嗎？

對符合以上紅字發(fā)票開具范圍規(guī)定的可以開具，僅因超期未認證原因是不允許用專用發(fā)票沖紅的。

自從推行了增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)，已實現(xiàn)全面采集發(fā)票內容，通過大數(shù)據(jù)分析，很容易篩選出藍字發(fā)票超過認證期限先沖紅，又重新開具內容與原來一模一樣的發(fā)票。如果僅因逾期未認證，銷售方違規(guī)開具了紅字發(fā)票，將會面臨稅務行政處罰;而購買方則會面臨補稅罰款的處罰。

4.購買方申請了紅字通知單，什么時候申報進項稅轉出？

購買方需要在填開信息表的次月申報期就按信息表所列稅額進行轉出申報，而非等到紅字發(fā)票收到再轉出。

購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》，在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。

申報系統(tǒng)會自動比對抄報稅抄送的紅字信息表的增值稅額，如果和當期填報的《增值稅納稅申報表》附表2第20欄不一致，就會無法申報。

5.紅字發(fā)票不需要認證，認證了怎么辦？

紅字發(fā)票是不需要認證的。購買方應該暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。

雖然紅字發(fā)票不需要認證，如果一旦已經(jīng)掃描認證，其信息就進入了一窗式比對。一窗式比對進項稅填寫部分，如果大于認證的數(shù)據(jù)，就會無法通過，例如當月有進項稅10萬元，認證了一張紅字發(fā)票-1萬元，那么進項稅填寫就應該小于等于9萬元(10-1)，如果把紅字的數(shù)據(jù)剔除，填寫10萬元，就無法通過;但是如果進項稅部分填寫9萬元，進項稅轉出不填寫，由于目前申報系統(tǒng)還會比對你的稅控系統(tǒng)是否有紅字信息申請單情況，會提示你進項稅轉出不得為空，也無法申報。

所以，一旦把紅字發(fā)票認證，就需要到辦稅服務廳手工申報，采取強制通過的方式申報清卡。

6.附清單的專票如何開具紅字發(fā)票？

匯總開具的增值稅專用發(fā)票如需開紅字發(fā)票，《信息表》"開具紅字發(fā)票內容"欄應按照所售貨物、勞務、服務如實填寫。現(xiàn)行增值稅發(fā)票新系統(tǒng)不支持紅字增值稅專用發(fā)票附清單，所以如果是退回清單開票的正數(shù)發(fā)票，銷售方在開票系統(tǒng)開具紅字是沒法開具紅字清單的。

如果是部分紅沖，購買方填寫《信息表》"開具紅字發(fā)票內容"欄應按照所售貨物、勞務、服務如實填寫就行了。

7.把紅字發(fā)票開錯怎么辦？

《信息表》開具錯誤，負數(shù)發(fā)票開具正確，導致負數(shù)發(fā)票開具與信息表不對應。若負數(shù)發(fā)票與《信息表》不對應，稅務端系統(tǒng)會提示核銷不通過，企業(yè)無法進行正常申報。這種情況下需要提請稅務機關進行《信息表》修正，將錯誤的《信息表》編號修正為正確的編號，企業(yè)才可以正常申報。

《信息表》上傳成功后發(fā)現(xiàn)錯誤，需要修改或撤銷。填錯的信息表未上傳時，可直接在開票系統(tǒng)中作廢;一旦上傳成功，納稅人端便不能修改或撤銷。應憑加蓋公章后的紙質的《信息表》和《作廢紅字發(fā)票信息表申請表》及經(jīng)辦人身份證原件到辦稅服務廳辦理《信息表》的撤銷。

負數(shù)發(fā)票開具錯誤，應及時作廢，并開具正確發(fā)票。若開錯的負數(shù)發(fā)票已經(jīng)不能作廢，就需要向稅務機關說明情況。

開具紅字發(fā)票需符合規(guī)定并應保留好相關證據(jù)，例如，開票有誤的要有對方拒收證明、服務中止的需要合同中止書面證明、折讓的需要有折讓協(xié)議等。